Аутсорсинг финансового учета

Финансовый аутсорсинг – это передача финансовых функций сторонним организациям, специализирующихся в сфере экономики, финансов и бухгалтерского учета. В таких компаниях работают специалисты из этой области, которые могут профессионально решить существующие вопросы, касающиеся данной сферы и покрыть имеющиеся потребности компании, а также помогут выявить ресурсы и возможности для дальнейшего роста и процветания вашего бизнеса.

Функции финансового аутсорсинга:

• Анализ финансового состояния компании, определение имеющихся потребностей и задач.
• Определение проведения необходимых мероприятий для решения задач.
• Определение структуры управленческой отчетности и необходимая периодичность ее составления.
• Разработка рабочих инструкций для персонала, непосредственно влияющего на финансовые результаты компании.
• Сопровождение деятельности в сфере экономики, финансов, в том числе посредством оказания консультаций.
• Информирование о результатах, достигнутых в процессе функционирования компании.
• Стратегическое планирование;
• Оперативное планирование деятельности компании, бюджетирование;
• Разработка бизнес-планов / ТЭО новых проектов компании;
• Получение кредитов и лизинга;
• Оптимизация налогообложения;
• Оперативное управление движением денежных средств;
• Взаимодействие с финансовыми контрагентами (банками, лизинговыми компаниями, аудиторами, налоговой инспекцией и пр.);
• Внедрение и поддержка автоматизированных систем планирования, бюджетирования и управленческого учета;
• Подготовка компании к получению инвестиций.

Финансовая отчётность

Не всегда можно ориентироваться только на показатели бухгалтерской или налоговой отчетности, часто такая отчетность не в полной мере отражает информацию, необходимую для управленцев, принимающих решения или понятную для собственников бизнеса. В этом случае появляется необходимость в формировании управленческой финансовой отчетности, которая более наглядно позволяет оценить финансовое состояние бизнеса. С помощью индивидуально разработанной системы отчетности можно оперативно и своевременно получить полную картину финансового состояния организации в заданном периоде времени и оперативно определить финансовые показатели деятельности организации. Наиболее часто применяемые финансовые отчеты в данном случае:

• План/факт движения денежных средств:
• Платежный календарь.
• Бюджет доходов и расходов
• Бюджет продаж, закупок.
• План налоговых платежей.

С помощью внедрения финансового учета становится возможным достичь максимальной эффективности в деятельности и свести до минимума всевозможные риски ошибок.

Корпоративные финансовые специалисты необходимы в организации в основном только при наличии более сложной финансовой деятельности в организации, а именно значительного объема кредитов, депозитов, валютных операций и прочего, с которыми нефинансовые специалисты не могут полноценно справляться. Так же корпоративные финансовые специалисты необходимы для реализации функции управления прибылью и денежными потоками, а также при построении и реализации системы финансовых KPI. Все стальные финансовые функции можно передать на финансовый аутсорсинг.

В недавнем прошлом потребителями аутсорсинговых услуг становились в основном представительства иностранных компаний и совместные предприятия. Сейчас такими услугами начинают пользоваться и российские организации. Пока большие российские организации только задумываются о возможности использования данного вида услуг, предприятия малого и среднего бизнеса уже активно привлекают на аутсорсинг компании в сфере информационных технологий, финансовых и кадровых услуг.

Под аутсорсингом понимается передача ведения какой-либо деятельности организации сторонней организации, специализирующейся в данной сфере.

Производственный аутсорсинг: услуги по заготовке сырья, транспортные услуги, услуги складского хозяйства уже давно оценены по достоинству и активно используются российскими организациям. Финансовый аутсорсинг все еще не так распространен в нашей стране.

Под финансовым аутсорсингом понимается передача функций финансовой и бухгалтерской службы, с услугами по ведению бухгалтерского, налогового и управленческого учета, а также восстановлению учета, оптимизации налогообложения, планированию, бюджетированию, экономическому анализу деятельности компании. Использование финансового аутсорсинга не противоречит нормам бухгалтерского законодательства. В пп. “в” п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 129-ФЗ) предоставлено право передавать ведение бухгалтерского учета и налогового учета специализированной организации. Это необходимо зафиксировать в учетной политике компании.

Организация документооборота при финансовом аутсорсинге организуется по разным вариантам:

• Ежедневная передача, по средствам связи копий документов и в конце месяца предоставление оригиналов.
• Еженедельная передача первичной документации посредством доставки лично или с помощью специализированных фирм.
• Работа специалистов аутсорсинговой компании может быть реализована в офисе заказчика.

При привлечении специализированной компании оказывающей услуги по финансовому аутсорсингу необходимо заключить договор возмездного оказания услуг. Договор должен содержать обязанности сторон по договору финансового аутсорсинга, сроки выполнения (предоставления документов, отчетности) и ответственность сторон.

Ответственность сторон очень важно закрепить в договоре, так как при возникновении налоговых санкций, начиная от нарушения сроков сдачи отчетности, заканчивая неправильным ведением учета, в том числе допущения грубых ошибок, необходимо однозначно понимать, кто является виновной стороной, в каждом конкретном случае и кто должен взять на себя оплату штрафных санкций.

Согласно п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность подписывается уполномоченным лицом организации или представителем организации, оказывающей услуги по финансовому аутсорсингу по доверенности.  Копия доверенности должна быть приложена к отчетности или должна быть передана в контролирующий орган ранее.  Ответственность лица, подписавшего отчетность, определяется в соответствии с законодательством.

В договоре аутсорсинговых услуг фиксируется стоимость за объем постоянно оказываемых услуг, а также может быть прописана стоимость дополнительных услуг, которые могут быть оказаны при необходимости. Стоимость аутсорсинговых услуг зависит от объема хозяйственных операций в организации. Расчет производится на этапе заключения договора, и может базироваться на количестве первичных учетных документов, количестве банковских выписок, количестве людей в организации или проводок по журналу операций, который обычно присутствует в автоматизированных системах учета.

Преимущества и недостатки финансового аутсорсинга

Первое преимущество- это сокращение количества штатных сотрудников, участвующих в реализации финансовых функций организации, необходимость постоянного взаимодействия с ними, управления ими, формирования системы мотивации, адаптации, поддержания положительного климата в организации, снижения риска конфликтов, а также осуществление контроля за их деятельностью.  Это позволяет сконцентрировать управленческие усилия на основном виде деятельности организации.

По практике услуги сторонних организаций, обходятся выгоднее, чем содержание собственного штата, с выплатой заработной платы, компенсацией отпускных, оплатой налогов, с организацией рабочих мест, приобретения, внедрения, поддержки и обновления программ учета, правовых программ, офисного оборудования и канцелярских товаров.

При этом важно помнить, что в аутсорсинговой компании трудятся высококвалифицированные специалисты, с большим опытом, и успешно внедренными ранее решениями в этой сфере, которые могут стать большим преимуществом или удачным и важным решением для вашего бизнеса.

При квалифицированном аутсорсинге снижается риск ошибок операций в учете и отчетности и исчислении налоговых платежей, и при возникновении которых потери можно возместить за счет аутсорсера, если ошибка совершена специалистами аутсорсинговой компании.

Нельзя забывать и про недостатки финансового аутсорсинга, и их исключении по возможности.

Часто компании для оказания услуг выбирают сторонние компании, предлагающие самую низкую цену за свои услуги. Чаще именно в таких компаниях трудятся низкоквалифицированные специалисты с низкой оплатой за свой труд, благодаря чему достигается необходимый уровень доходности для аутсорсера.

Так же важно помнить о конфиденциальности передаваемой аутсорсеру информации, а также возможности разглашения коммерческой тайны.

При наличии большого объема первичной документации, необходимо согласовать график документооборота и его реализацию на практике, чтобы исключить возможную утерю или порчу первичных документов и добиться оперативного отражения документов в учете.

Есть еще один важный нюанс, который относится к недостаткам: специалисты аутсорсинговой компании не всегда могут вникнуть в особенности и тонкости взаимоотношений вашей организации с контрагентами, в связи с чем может возникнуть неясность, не своевременное понимание ситуации, дополнительные вопросы, дополнительные обсуждения и разногласия участников всех сторон процесса.